Le incombenze urgenti ma non importanti 22 settembre 2009
Inviato da Marco in : Life hacking 13 commentiQualche tempo fa ho ricevuto un messaggio di M., un amico architetto che nella vita fa l’imprenditore di se stesso e delle sue idee (chissà se si ritroverà nella definizione), e dunque deve per definizione barcamenarsi tra mille impegni, altrettanti progetti in corso e cose a cui stare dietro, e, manco a dirlo, una famiglia. M. mi scrive:
Ho letto sul tuo borborigmi qualcosa in merito al tempo (che manca sempre!), la professione, le aspettative, le passioni, la vita di coppia + figli ed altre paranoie da buon padre di famiglia. Ti faccio i miei complimenti (tra i tanti) perché hai davvero espresso bene la sensazione con cui convivo spesso, combattuto tra il tornare a casa in tempo per vedere E. e J. svegli e chiudere in una “scatolina” (anch’io le chiamo così!) l’ultima idea della seconda metà della giornata prima che voli via (normalmente questa operazione mi costa dai 30 ai 50 minuti al giorno).
La cosa più strana è che da tempo adotto metodi e sistemi, che vedo adotti anche tu, per il time-saving & best-planning (pianificazione giornata la sera prima con todo list, attività SEO 30 min ogni 2 giorni, analisi informazioni 2 ore giorno, ricerca informazioni 1 ora, project management 2, risposte mail che arrivano entro le 12 per 10 min al giorno poi PIM e client chiusi, social bookmarking, feed RSS, social 15 min al gg come attività SEO, aggiornamento 1 ora al giorno, …), ma non serve ad un cazzo.
Spesso il 30% delle mie idee volano via, spendo il 20% del mio tempo a completare quelle rimaste e a rivedere le todo list mie e di chi lavora per me, e io comunque sono in ritardo sulla cena.
Le parole di M. mi hanno fatto pensare. La realtà è allo stesso tempo semplicissima e terribile: se, una volta fatto tutto il possibile per ottimizzare il nostro tempo e ridurre fughe e le interruzioni, il tempo continua a non bastare, non resta che confrontarsi con il semplice fatto che non si può fare tutto. Detto in altre parole, l’unico modo per non di avere la perenne sensazione di acqua alla gola è occuparsi di meno cose, ovvero scegliere deliberatamente di non fare qualcosa.
Facile, direte voi: mica ci si può ritirare così semplicemente dagli impegni presi! Vero, forse, nell’immediato; ma sono convinto che nel medio (e certamente nel lungo) termine sia importante sforzarsi di capire che cosa è importate fare nel poco tempo che abbiamo (vale per il lavoro, vale per la vita privata allo stesso modo). Io ho trovato utile questo (famoso) diagramma di Stephen Covey, dove le attività vengono sistemate in funzione della loro importanza e della loro urgenza:
Dov’è l’inghippo? Il punto cruciale sta nell’ordine di importanza che dedichiamo ai quadranti. La maggior parte delle persone – sottoscritto compreso – si occupano dei loro impegni in quest’ordine:
Ovvero, una volta sbrigate le faccende urgenti e importanti, tipicamente noi tutti collassiamo impantanati nel terzo quadrante, persi tra cose certamente urgenti ma altrettanto certamente non importanti. Con la conseguenza evidente di non riuscire a ritagliare sufficiente tempo per la popolazione del secondo quadrante, le cose importanti ma non urgenti, anche perché una buona parte del tempo viene rosicchiata dai parassiti che abitano il quarto quadrante. Lo sforzo, perché obiettivamente di sforzo si tratta, è quello di cercare di percorrere il quadrante in quest’ordine:
… checché ne possano dire il nostro capo o, peggio, il nostro super-io. Se nella mia lista di cose da fare ci sono cose urgenti ma non importanti, beh, probabilmente dovrei semplicemente non farle, e al limite rivedere le ragioni per cui sono finite lì. Che cosa c’è nel vostro terzo quadrante, che vi avvelena la giornata? Per quello che mi riguarda, semplificando molto, la situazione è questa:
Il che mi porta all’ultima considerazione: è praticamente impossibile svuotare del tutto il terzo quadrante, perché chiunque ha delle “attività di servizio” noiose, frustranti e ripetitive che deve comunque fare, perché rappresentano appunto un servizio dovuto alla comunità di cui fa parte. L’unico trucco per sopravvivere a questo genere di impegni è sceglierli bene, ovvero spostare il più possibile di attività dal terzo settore al primo, accollandosi responsabilità che siano in qualche modo importanti per il nostro progetto personale. Di interruzioni e perdite di tempo ho già detto.
Family-unfriendly 29 aprile 2009
Inviato da Marco in : Famiglia, Life hacking, Scienza e dintorni 26 commentiUn tizio di quelli di cui mi fido dice – più o meno – che il segreto di un blog di successo è riempirne le pagine con le proprie ossessioni. Facendo un po’ di autocoscienza nei 13 minuti di pausa pranzo che mi sono concesso oggi, sono giunto alla conclusione che queste sono le 3 cose che mi ossessionano in questo ultimo periodo:
- la qualità del mio tempo, e im particolare del tempo speso in famiglia (complice di questa ossessione c’è il nuovo lavoro a tempo pieno di Irene);
- il modo osceno con cui l’informazione nel mondo della fisica delle particelle viene trasmessa e comunicata (e dunque, come PowerPoint in primo luogo – e il cattivo uso del web secondariamente – stia erodendo le nostre menti forse-un-tempo-brillanti e ci – noi la mandria dei fisici delle particelle – stia rendendo dei burattini dislessici incapaci di esprimerci), e il tempo che si perde in questa comunicazione monca e pasticciata;
- il modo incivile e insensato in cui le attività comuni – leggi: i meeting – legate alla fisica della particelle sono organizzate.
Decido di seguire il consiglio del tizio di cui sopra, e do libero sfogo alle mie ossessioni del periodo. Fatevene una ragione, questo blog si occupa appunto di borborigmi. Oggi imbratto dunque queste pagine con qualche lamentazione a proposito del punto 3. (e non temete, prima o poi raglierò anche a proposito del punto 2.; del punto 1. mi sono già preso la briga di parlare).
È ufficiale: se volete fare carriera nel magico mondo della fisica delle alte energie, scordatevi di avere una famiglia; oppure premuratevi di avere una famiglia di qualcun altro di prende cura al posto vostro; oppure preparatevi a lottare.
Vi prego di osservare qui sulla sinistra l’organizzazione delle mie giornate di ieri e oggi: tralasciate per un attimo il delirio di ieri pomeriggio (ognuno dei meeting sovrapposti che vedete era in un posto diverso: ho fatto un bell’esercizio di corsa!), e concentratevi per un momento sulle riunioni di oggi. La prima inizia alle 8:30, l’ultima finisce alle 19:30. Non è la quantità di tempo che mi impressiona (ieri sera alle 23 finivo di correggere un articolo di cui sono referee: gli straordinari non mi spaventano mica). Ma supponiamo che io tenti di essere un padre vagamente responsabile e coinvolto nella mia vita familiare, e diciamo per esempio che io mi occupi di portare Giulia all’asilo tutto i giorni, di recuperarla all’asilo circa un giorno su due, di cucinare la cena per lei e per la mia signora tutti i giorni, e altre cosette simili. Cosa avrei dovuto fare oggi? Uscire di casa alle 7:30 e ricomparire alle 8 di sera? Senza vedere la mia figliola sveglia, e scaricando tutto il peso della gestione di casa e famiglia su mia moglie, che peraltro lavora anch’essa a tempo pieno? Oppure lasciare Giulia all’asilo 12 ore?
La mia conclusione arrabbiata: se sei una donna (madre) – o un uomo (padre) deciso ad avere un qualche ruolo nella vita familiare che non sia solo portare a casa lo stipendio e guidare l’ammiraglia nel weekend – scordati di poter far carriera in una qualsiasi organizzazione aziendale o di ricerca composta da più di 50 persone.
La conclusione pseudo-ottimista: se sei etc etc, potresti farcela ad avere un ruolo dignitoso – e magari persino importante – in una qualsiasi organizzazione aziendale o di ricerca composta da più di 50 persone. Ma faticherai come un cane, dovrei essere ordini di grandezza più efficiente di tutti gli altri, litigherai con i tuoi colleghi una volta si e una no, e in generale ti incazzerai moltissimo. Buona fortuna.
P.S. Vado al prossimo meeting, ma quello delle 18 lo salto, e a culo tutto il resto.
Il tempo è l’unica cosa che conta 17 aprile 2009
Inviato da Marco in : Life hacking 7 commentiSono appena uscito da un meeting sufficientemente lungo, moderatamente faticoso, probabilmente produttivo ma sicuramente non troppo divertente (non cercate una mia presentazione sull’agenda del meeting: io odio le presentazioni, e in ogni caso io quel gruppo di lavoro lo coordino, che di per se è abbastanza).
Nella mia casella di posta mi aspettavano al varco un paio di messaggi (un’amica che non sentivo da troppo tempo, un commento su questo blog) che, per motivi diversi, mi hanno fatto ripensare a quando un po’ di tempo fa mi sono messo a sproloquiare su queste paginette di gestione del tempo. Siccome ogni cosa è collegata, ne approfitto per segnalare un video su cui sono caduto per vie traverse di recente, e che credo chiunque abbia a cuore la qualità del tempo della proprio vita dovrebbe vedere e rivedere. Si tratta di una delle ultime lezioni di Randy Pausch, che per l’occasione discuteva appunto di come non gettare il tempo che ci viene dato, e di come usarlo bene per fare bene quello che veramente vogliamo fare.
Discussione intensa, non fosse altro che perché all’epoca della lezione a Paulch era stato da poco diagnosticato un tumore al pancreas, e più o meno altri soli sei mesi di vita. Dedicategli un po’ di tempo (poco più di un’oretta), vale la pena. In inglese, ma si segue bene (e qui ci sono le trasparenze).
http://video.google.com/videoplay?docid=-5784740380335567758La mezz’ora migliore della giornata 8 aprile 2009
Inviato da Marco in : Famiglia, Vita di frontiera 19 commentiEsci dall’ufficio alle cinque e mezza per andare a recuperare la tua progenie all’asilo, e ti senti costantemente un fannullone degenere che ha passato appena 8 ore e mezza a lavorare. Insomma, niente di lontanamente paragonabile ai tuoi colleghi americani, che spesso passano la notte al CERN sul divano sfondato che hanno fatto installare nell’ufficio; o alle dodici ore di prammatica di qualunque studente di dottorato cinese che si rispetti (e che abbia ottenuto il permesso di venire fino a qui). Il senso di inadeguatezza e di essere fuorigioco nella competizione si appollaia sulla spalla per tutto il tragitto, accompagnato da insani progetti di notti insonni spese a recuperare il presunto distacco.
Arrivi all’asilo alle cinque e quaranta – per fortuna non è distante – e nella penombra della bella aula colorata, tra disegni fatti con i colori a dite e i mobili in miniatura, ci sono solo più cinque bambini, decisamente spossati dalla lunga giornata di gioco; tentano di giocare ancora un po’, ma che in fondo al cuore ormai da un po’ aspettano e basta. D’improvviso alla sensazione di inadeguatezza professionale e fannullomismo si sostituisce quella di padre degenere: le 5 e mezza sono troppo tardi, la giornata è lunghissima per questi pupi, devo provare ad arrivare prima! In ogni caso non c’è speranza: deve esistere una legge misteriosa per cui il senso di colpa, come l’entropia, non può fare altro che aumentare.
Appena fuori dall’asilo ci sono i giardinetti, e tutti i giorni, stanca o meno, Giulia indica con chiarezza i suoi desideri: un giro sull’altalena è diventato un rito immancabile. La forsizia è un’esplosione gialla tutto intorno, e inizia a fare caldo; Giulia ridacchia goduta mostrando i sui tre denti e mezzo, mentre la spingo avanti e indietro sull’altalena. Che si impicchino americani tristi divano-muniti e cinesi efficienti e infaticabili: è la mezz’ora migliore della giornata. E, senza, io sarei una persona peggiore.
Rivedere le priorità, ripensare il tempo 25 febbraio 2008
Inviato da Marco in : Famiglia, Geek attitude, Life hacking, Scienza e dintorni 7 commentiL’arrivo di un figlio cambia la vita, e il cambiamento non ve lo vengo mica a raccontare su queste pagine, che è una cosa troppo intima e grossa per chiacchierarne pubblicamente. Epperò ci sono alcune riflessioni legate all’approdo di Giulia che potrebbe valere la pena discutere qui, e ho deciso che per queste farò un’eccezione. Tra le tante, una delle conseguenze di un nuovo membro della famiglia c’è il cambiamento radicale dell’organizzazione del tempo, in particolare di quello lavorativo.
Premessa: Giulia per ora (incrociamo le dita) sembra voler concorrere al premio “neonato modello”: mangia bene e tanto, piange il giusto e lecito e nulla più, ultimamente (ed ha a malapena due mesi) dorme serenamente sette o otto ore per notte: dunque Irene ed io non abbiamo occhiaie pazzesche, io non mi addormento durante le riunioni, e riesco a lavorare circa quanto e come prima. Ma. Ci sono attività che popolavano le mie giornate lavorative che non posso (e voglio!) più permettermi. Nel passato pre-Giulia era abbastanza normale riservare alcune delle attività tipiche del mestiere di ricercatore alle sere o ai weekend, attività che ora non sono più assolutamente all’ordine del giorno. La calma della sera era spesso spazio per la lettura di un articolo stampato all’ultimo minuto prima di uscire dall’ufficio, o alla correzione di un testo, o alle risposte alle email rimaste inevase durante la giornata. Chi scambierebbe una qualunque di queste attività con il bagnetto della propria figlia, il canto della ninna nanna, due chiacchiere con la moglie, il cambio di un pannolino? Non io. Eppure non posso mica smettere di tenermi aggiornato su quello che succede nel caotico mondo della fisica delle particelle, o lasciare che nella mia posta elettronica si accumulino decine di messaggi.
E allora, più o meno dall’inizio dell’anno, ho iniziato a riflettere su come organizzare meglio il mio tempo, rendere più efficienti le mie ore in ufficio, gestire i miei contatti, minimizzare le interruzioni che sembrano inevitabili per chi come me lavora la building 40 del CERN, meta del pellegrinaggio semi-continuo di tutti gli adepti di ATLAS e CMS. A due mesi di distanza, dopo avere visitato parecchi siti web dedicati all’organizzazione del tempo, aver comprato e letto Getting Things Done di David Allen, aver ascoltato un interessante podcast di un fisico dell’MIT sull’argomento, aver rivisto il mio sistema di todo list e fatto una serie di buoni propositi su come spendere e mie giornate al CERN sono pronto a trarre qualche conclusione intermedia. Restate sintonizzati, ce n’è d’interessante anche se non avete (ancora) prole.
Meeting, meeting, meeting! 21 giugno 2006
Inviato da Marco in : Fisica, Scienza e dintorni aggiungi un commento
Ci siamo di nuovo. E’ arrivata la LAr Week di giugno. E questo vuol dire che sono bloccato in un meeting dietro l’altro per più o meno otto ore di fila tutti i giorni. Ieri per esempio sono entrato in una delle molteplici sale riunioni del Cern (una di quelle senza aria condizionata, e l’estate è decisamente arrivata da queste parti!) verso le 9, e ne sono uscito intorno alle 20. Con 45 dignitosi minuti di pausa pranzo, per carità.
Ai meeting ufficiali si aggiungono i cosiddetti meeting informali. Quando qualcuno mi dice “let’s discuss this offline” durante una riunione tremo: significa un incontro in più, che non appare all’agenda, si terrà probabilmente alla caffetteria, ma mi porterà via altro tempo come gli altri. Come se non bastasse, i meeting di questa settimana sono disseminati per il Cern con una logica casuale che rasenta la perfidia. Nella canicola generale vedo i miei colleghi transumare da un building all’altro con un occhio alla mappa. Io, per fortuna, ho la mia bici nuova.
Servono questi meeting? Mah, dipende. Esiste una chiara correlazione inversa tra il numero di persone presenti a una riunione e la sua utilità. Gli incontri nell’auditorium principale sono ufficialmente tempo buttato il 90% dei casi. Ho calcolato che se da settembre a oggi fossi andato a tutti i meeting indetti dalla mia collaborazione, sarei stato seduto in una sala riunione per circa il 50% del mio tempo. Mi chiedo quando avrei lavorato per davvero.
Credo che il problema stia nell’organizzazione della vita interna di questi grandi esperimenti di fisica delle particelle. Le collaborazioni di LEP, per intenderci, contavano un numero di persone dell’ordine del centinaio. Quelle di LHC sfiorano serenamente il migliaio. Con una certa presunzione nel passaggio si sono mutuati gli stessi strumenti di interazione (meeting, mailing list, struttura gerarchica e organizzativa) che funzionavano per la dimensione del centinaio, pensando che scalassero crescendo di un ordine di grandezza. Purtroppo questo si sta dimostrando falso. Il primo effetto è dunque che oggi chi lavora per un esperimentio di LHC ha potenzialmente il 50% del tempo occupato da riunioni (almeno in teoria: è di rigore una selzione!). Il secondo è che esperimenti come ATLAS o CMS contano circa il 50% dei collaboratori impegnati in ruoli di “coordinamento”, cioè che di fatto rischiano di non lavorare attivamente. E’ un fenomeno che meriterebbe di essere studiato, specie se si pensa che il restante 50% – che di fatto è responsabile della produzione scientifica – è composto per la maggior parte da studenti e precari della ricerca. Qualche sociologo è interessato?
