Gestire il flusso di informazioni, programmare la prossima mossa

Per finire il mio sproloquio sulla gestione del tempo, dopo aver sbrodolato per bene con la teoria, ecco un ultimo post sulla pratica. Ovvero, su come mi sto organizzando nella vita di ogni giorno per gestire il flusso di informazioni in arrivo, e tenere tutto più o meno sotto controllo. Manco a dirlo, tutto questa roba funziona per me, e funziona adesso: non ci si può bagnare due volte nello stesso fiume, bla bla bla... da prendere con le pinze, dunque.

Posta elettronica. Mi sono fatto convincere da gente come David Allen e Merlin Mann, e - oltre a tenere il mio client di posta elettronica chiuso mentre lavoro - da un po' pratico l'esercizio zen dell'Inbox Zero. Ovvero, la lettura dei messaggi è seguita immediatamente da una di queste quattro azioni: cancello, archivio, rispondo, metto in attesa. Nessun messaggio o quasi scappa, e alla fine della giornata il mio Inbox è sempre vuoto. Con qualche giorno di pratica diventa una sana abitudine. Il duro è stato iniziare, con più di mille messaggi che bivaccano nell'Inbox, ma ci sono tecniche anche per affrontare questo. Non vi tedio sui dettagli, ma ve lo consiglio caldamente: riti propiziatori prima di iniziare: questo video, questa pagina, o quest'altra.

Feed RSS. L'unica speranza di stare dietro alle molte pagine che mi interessano sono i feed RSS. Usando Firefox (usate un altro browser? Peccato, nessuno è perfetto. Però non lamentatevi...) ho installato Sage e sono piuttosto soddisfatto. Mi porta in casa al mattino le notizie che mi interessano in formato compatto, e mi ha persino permesso si disinscrivermi da due o tre mailing list (in particolare quelle di arXiv: la pagina dei feed è molto più leggibile del messaggio email, e trovo molto più facile scartabellare gli abstract degli articoli e decidere che cosa stampare e leggere). Ci sono ovviamente altre soluzioni altrettanto valide, Google Reader per citare quella forse più famosa.

Segnalibri in ordine, dappertutto: Read it later e Foxmarks. Per evitare la congestione dei miei bookmark uso questa simpatica estensione di Firefox: se una pagina su cui capito mi interessa, ma non ho tempo di leggerla immediatamente, la archivio al volo come "da leggere poi"; Read it later permette di farlo con un unico click su un bottone apposito, e il bookmark finisce automaticamente in una cartella speciale. C'è secondo bottone per ripescarla velocemente: una volta letta, se non c'e` motivo di archiviarla in modo definitivo, un nuovo click la cancella senza dolore dai segnalibri temporanei. Questo, insieme a Foxmarks che sincronizza i miei segnalibri permanenti su tutti i computer che uso, tiene i miei riferimenti in ordine come una biblioteca ordinata. Anche per questo esistono naturalmente soluzioni alternative (e.g. Delicious): il concetto rimane lo stesso, tenete in ordine i vostri cassetti.

Roba da leggere, roba da fare, materiale di supporto. Ho una cartellina rossa dove finiscono gli articoli che voglio leggere, appena stampati: me la porto dietro quando immagino di avere un po' di tempo libero (per esempio in una qualche sala d'attesa), oppure per la mia sessione di studio settimanale in biblioteca. Ho altre cartelline di altri colori per il materiale di supporto dei progetti in corso d'opera (l'articolo che sto scrivendo, l'analisi dei dati da completare, le ricevute dell'assicurazione medica, ...). Stanno in ordine, non disturbano, vengono fuori al momento giusto. Banale ma efficace.

Secchielli per idee, appuntamenti e calendari. Non vado mai in giro senza qualcosa con cui scrivere. Anche qui l'idea è semplice: qualunque pensiero, cosa da fare, punto da aggiungere a una lista, o idea da-esplorare-appena-avrò-tempo finisce al volo su carta. Ovvero, giusto per ripeterlo, fuori dalla mia corteccia cerebrale già sufficientemente oberata (e in rapido decadimento!): altrimenti continuerò a perseguitarmi nei momenti meno opportuni. Siccome sono un po' maniaco di bella scrittura e carta dal buon odore mi tratto bene: ho un paio di penne stilografiche regalatemi anni fa che mi piace proprio usare, e di recente ho scoperto il cahier più piccolo dei Moleskine, che sta giusto giusto in una tasca e ha persino le ultime pagine staccabili in modo da poter disseminare appunti in giro. Le idee raccolte su carta finiscono poi nelle liste di cose da fare, ma di questo parlo tra un attimo. Siccome la carta mi piace proprio, anche la mia agenda è ancora analogica: ho provato un paio di soluzioni digitali (Google Calendar, Lightning) senza appassionarmi veramente, e sono ritornato a un organizer classico.

Liste di cose da fare. Tutti i giorno svuoto i secchielli, ovvero: le idee raccolte al volo sulla carta finiscono sistematizzate in una serie di liste di azioni. Una lista per ogni progetto in corso, come è giusto che sia. Tengo queste liste su dei semplici file di testo, che aggiorno a mano con l'editor di turno (che di solito è emacs, ma se mi capita di lavorare con Win**** uso Notepad++ che è comunque mooooolto meglio del suo fratellino lobotomizzato senza i più più). Ho scelto di usare il formato ASCII per semplicità, interoperabilità, e perché in fondo una lista non ha bisogno di nessuna formattazione. D'accordo, scrivo i miei punti con un po' di criterio, seguendo uno stile che assomiglia un po' a una forma di YAML, ma questo giusto per poter di tanto in tanto giocare un po' con grep (Ah, cosa farei senza grep? :-)). So che esistono programmi complessi per la gestione delle todo list, ma a me sembrano sempre un po' esagerati: in fondo lo scopo è fare delle cose in modo efficiente, non mantenere delle liste esteticamente piacevoli, no? Se avete bisogno di essere convinti, potreste leggere questo,

E questo è più o meno tutto... per adesso sembra funzionare abbastanza bene. Mi rendo conto che ne è venuto fuori un post lunghetto e parecchio geek. Amen. Se qualcuno dei viandanti che passa di qua ha voglia di condividere la sua cassetta degli attrezzi personale, non esiti.