Le incombenze urgenti ma non importanti

Qualche tempo fa ho ricevuto un messaggio di M., un amico architetto che nella vita fa l'imprenditore di se stesso e delle sue idee (chissà se si ritroverà nella definizione), e dunque deve per definizione barcamenarsi tra mille impegni, altrettanti progetti in corso e cose a cui stare dietro, e, manco a dirlo, una famiglia. M. mi scrive:

Ho letto sul tuo borborigmi qualcosa in merito al tempo (che manca sempre!), la professione, le aspettative, le passioni, la vita di coppia + figli ed altre paranoie da buon padre di famiglia. Ti faccio i miei complimenti (tra i tanti) perché hai davvero espresso bene la sensazione con cui convivo spesso, combattuto tra il tornare a casa in tempo per vedere E. e J. svegli e chiudere in una "scatolina" (anch'io le chiamo così!) l’ultima idea della seconda metà della giornata prima che voli via (normalmente questa operazione mi costa dai 30 ai 50 minuti al giorno).

La cosa più strana è che da tempo adotto metodi e sistemi, che vedo adotti anche tu, per il time-saving & best-planning (pianificazione giornata la sera prima con todo list, attività SEO 30 min ogni 2 giorni, analisi informazioni 2 ore giorno, ricerca informazioni 1 ora, project management 2, risposte mail che arrivano entro le 12 per 10 min al giorno  poi PIM e client chiusi, social bookmarking, feed RSS, social 15 min al gg come attività SEO, aggiornamento 1 ora al giorno, …), ma non serve ad un cazzo.

Spesso il 30% delle mie idee volano via, spendo il 20% del mio tempo a completare quelle rimaste e a rivedere le todo list mie e di chi lavora per me, e io comunque sono in ritardo sulla cena.

Le parole di M. mi hanno fatto pensare. La realtà è allo stesso tempo semplicissima e terribile: se, una volta fatto tutto il possibile per ottimizzare il nostro tempo e ridurre fughe e le interruzioni, il tempo continua a non bastare, non resta che confrontarsi con il semplice fatto che non si può fare tutto. Detto in altre parole, l'unico modo per non di avere la perenne sensazione di acqua alla gola è occuparsi di meno cose, ovvero scegliere deliberatamente di non fare qualcosa.

Facile, direte voi: mica ci si può ritirare così semplicemente dagli impegni presi! Vero, forse, nell'immediato; ma sono convinto che nel medio (e certamente nel lungo) termine sia importante sforzarsi di capire che cosa è importate fare nel poco tempo che abbiamo (vale per il lavoro, vale per la vita privata allo stesso modo). Io ho trovato utile questo (famoso) diagramma di Stephen Covey, dove le attività vengono sistemate in funzione della loro importanza e della loro urgenza:

CoveyQuadrants1

Dov'è l'inghippo? Il punto cruciale sta nell'ordine di importanza che dedichiamo ai quadranti. La maggior parte delle persone - sottoscritto compreso - si occupano dei loro impegni in quest'ordine:

CoveyQuadrants2

Ovvero, una volta sbrigate le faccende urgenti e importanti, tipicamente noi tutti collassiamo impantanati nel terzo quadrante, persi tra cose certamente urgenti ma altrettanto certamente non importanti. Con la conseguenza evidente di non riuscire a ritagliare sufficiente tempo per la popolazione del secondo quadrante, le cose importanti ma non urgenti, anche perché una buona parte del tempo viene rosicchiata dai parassiti che abitano il quarto quadrante. Lo sforzo, perché obiettivamente di sforzo si tratta, è quello di cercare di percorrere il quadrante in quest'ordine:

CoveyQuadrants3

... checché ne possano dire il nostro capo o, peggio, il nostro super-io. Se nella mia lista di cose da fare ci sono cose urgenti ma non importanti, beh, probabilmente dovrei semplicemente non farle, e al limite rivedere le ragioni per cui sono finite lì. Che cosa c'è nel vostro terzo quadrante, che vi avvelena la giornata? Per quello che mi riguarda, semplificando molto, la situazione è questa:

CoveyQuadrants4

Il che mi porta all'ultima considerazione: è praticamente impossibile svuotare del tutto il terzo quadrante, perché chiunque ha delle "attività di servizio" noiose, frustranti e ripetitive che deve comunque fare, perché rappresentano appunto un servizio dovuto alla comunità di cui fa parte. L'unico trucco per sopravvivere a questo genere di impegni è sceglierli bene, ovvero spostare il più possibile di attività dal terzo settore al primo, accollandosi responsabilità che siano in qualche modo importanti per il nostro progetto personale. Di interruzioni e perdite di tempo ho già detto.

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13 Commenti

  1. giacomo
    Pubblicato il 23 settembre 2009 alle 03:13 | Permalink

    Mi si consente questa domanda? La stesura di questo post in quale quadrante si colloca? E più in generale, in quale quadrante porresti lo scrivere post su questo blog che resta tra i miei preferiti?

  2. Pubblicato il 23 settembre 2009 alle 09:13 | Permalink

    Ma ovviamente nel quadrante 2, che domande! 🙂

  3. Pubblicato il 24 settembre 2009 alle 15:14 | Permalink

    io vorrei svuotare anche il quadrante 4: tipo le riunioni inutili, le mail idiote, i finti problemi...
    non si finisce mai, il ritmo di ingresso è sempre maggiore della mia capacità di "processare"...

  4. Pubblicato il 24 settembre 2009 alle 22:55 | Permalink

    La mia scrivania è suddivisa secondo il quadrato di Covey.
    Per i fascicoli sub 3), adotto l'unico scrupolo d'esaminarli preventivamente per definirne l'effettivo grado d'urgenza e confermarne la catalogazione sul loro ordine d'importanza.
    Poi proseguono il loro tragitto, inesorabilmente, fin sul tavolo dei miei collaboratori.
    Vi assicuro che funziona, purché abbiate l'avvertenza di controllarne poi l'avvenuto disbrigo.

  5. Pubblicato il 25 settembre 2009 alle 09:09 | Permalink

    Il che significa che i tuoi collaboratori si smazzano solo le cose non importanti e urgenti? Poveretti. E non si accorgono del trucco? 🙂

  6. Pubblicato il 25 settembre 2009 alle 12:45 | Permalink

    Non si tratta di carrieristi, bensì d'esecutivi. Le cose importanti e urgenti non le vogliono proprio. Abbiamo trovato il nostro equilibrio così. Ben venga qualcuno che mi tolga dalla scrivania anche gli altri incombenti, classificabili come importanti: allora io potrei andarmene finalmente a pescare! 😀

  7. Pubblicato il 25 settembre 2009 alle 16:26 | Permalink

    Mi ci ritrovo davvero... e ti ringrazio per la citazione.
    Ora sono nella fase "Riduzione del IV settore", lo sfoltimento per ora riesce.
    Il mio vero scopo è però quello di creare il TEAM "triangolo equilatero delle azioni di Max" ovvero riuscire a domare la quantità di tempo per le attività contenibili nei quadrati costruiti sui cateti A e B del citato triangolo.
    Dove A sono le attività urgenti/importanti e B i sogni/progetti ambiziosi o stupidi (ma non inutili). Difficile stabilire per alcune attività una posizione standard poichè mutevoli.
    Risultato? Il tempo necessario a domare il delirio risultante (C) dalla simultanea gestione delle attività in A e B dovrà essere comunque contenuto nel quadrato costruito su (C) e gestito in gruppo ma con somma responsabilità. Come è noto, aumentando "A" o "B" il quadrato costruito su "C" (NGQDR - normale gestione quotidiana del delirio risultante ) risulterà sempre la somma dei quadrati costruiti sui cateti. Ma forse confondere lo spazio con il tempo qui non è lecito.
    Questa finisce dritta in B) o in C) del "TEAM"? Deciderò solo dopo essere tornato a cena in tempo per vedere i miei figli ancora svegli.

  8. Pubblicato il 25 settembre 2009 alle 17:25 | Permalink

    Ciao Max (per tutti gli altri: Max è l'M. della citazione)! Sono un po' stanco oggi per seguire tutti i dettagli del triangolo... tornare a cena in tempo rimane comunque la soluzione migliore a tutti i mali!

  9. Pubblicato il 25 settembre 2009 alle 20:29 | Permalink

    Ops! Marco perdonami la svista (il bello è ho anche associato l’acronimo), il teorema non è del “TEAM” bensì del “TRAM”- Triangolo rettangolo delle azioni di Max.
    E’ evidente che quanto ho scritto finisce in “C” perchè sono tornato a cena in tempo...

  10. Pubblicato il 25 settembre 2009 alle 21:20 | Permalink

    Credo che una soluzione, pressochè banale, sia quella di ridurre il lavoro a favore della famiglia. Qualunque moglie, quando si arriva ai limiti, dirà al proprio marito: "se la tua famiglia non ti interessa, sarà qualcun altro a prendersene cura". E' un po' brutale, ma molto realistico.

  11. lll
    Pubblicato il 25 ottobre 2009 alle 15:06 | Permalink

    ciao Marco, non so se l'hai gia visto, ma leggendo di "scegliere deliberatamente di non fare qualcosa" mi e' venuta in mente questa lezione e potrebbe interessarti, e' qui (un po' lunga ma ne vale la pena), ed e' una riflessione un po' diversa sul diagramma di Covey:
    http://www.youtube.com/watch?v=oTugjssqOT0#t=21m25s
    E' di Randy Pausch, forse lo conosci.
    Ciao,
    lll.

  12. Pubblicato il 26 ottobre 2009 alle 11:10 | Permalink

    Ciao lll, certo che la conosco! Una rapida ricerca su queste pagine ti avrebbe portato qui.

  13. lll
    Pubblicato il 26 ottobre 2009 alle 16:49 | Permalink

    lo sapevo che eri avantissimo 🙂 bravo!

Un Trackback

  • [...] Un giorno o l'altro farò un aggiornamento). Ma, soprattutto, ho migliorato la mia capacità di lasciare cadere le cose non  importanti, o quelle che da troppo tempo stazionano non fatte nella mia lista di cose da fare, segno che forse [...]

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  • Mi chiamo Marco Delmastro, sono un fisico delle particelle che lavora all'esperimento ATLAS al CERN di Ginevra.

    Su Borborigmi di un fisico renitente divago di vita all'estero lontani dall'Italia, fisica delle particelle e divulgazione scientifica, ricerca fondamentale, tecnologia e comunicazione nel mondo digitale, educazione, militanza quotidiana e altre amenità.

    Ho scritto un libro, Particelle familiari, che prova a raccontare cosa faccio di mestiere, e perché.

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